Digitale Whiteboards: Das nächste Muss

Von Charlotte Trueman

Leitender Autor, Computerworld |

Der Umfang der Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, die Teams heute zur Verfügung stehen, geht weit über alles hinaus, was sich Mitarbeiter vor zweieinhalb Jahren hätten vorstellen können. Als sich Anfang 2020 weltweit Aufträge für die Arbeit von zu Hause aus verbreiteten, konzentrierten sich die meisten Unternehmen darauf, sicherzustellen, dass sie über funktionierende Video- und Chat-Plattformen verfügen. Da sich nun ein erheblicher Teil der Arbeitnehmer dazu entschieden hat, zumindest einen Teil der Arbeitswoche außerhalb des Büros zu arbeiten, werden Tools, die mehr als nur die grundlegenden Kommunikationsbedürfnisse der Arbeitnehmer unterstützen, immer gefragter.

Ein Produkt, das in diesem Jahr ein explosionsartiges Wachstum verzeichnete, war das digitale Whiteboard. Diese Tools, auch als visuelle Kollaborationsplattformen oder Shared-Canvas-Apps bekannt, ermöglichen hybriden Teams die visuelle Zusammenarbeit über eine Online-Schnittstelle.

Zwischen März und Mai 2022 machten Box, ClickUp, Mural, BlueJeans und Zoom Ankündigungen im Zusammenhang mit der Einführung eines neuen Whiteboarding-Produkts oder bedeutenden Aktualisierungen eines bestehenden Whiteboarding-Tools. Warum die Hektik?

Von Forrester im Mai 2022 veröffentlichte Daten zeigen, dass 62 % der Geschäfts- und Technologiefachleute, die aufgrund der COVID-19-Pandemie zumindest einen Teil ihrer Belegschaft auf Vollzeit-Fernarbeit umgestellt haben, davon ausgehen, dass sie eine dauerhaft höhere Vollzeitquote beibehalten werden -Zeit-Remote-Mitarbeiter, auch in traditionell persönlichen Branchen. Aufgrund dieser weitreichenden Veränderungen in der Belegschaft suchen viele Unternehmen nach Möglichkeiten, eine einheitlichere Zusammenarbeitserfahrung für eine geografisch verteilte Belegschaft zu schaffen.

Anbieter digitaler Whiteboards sagen, dass ihre Plattformen diesen Bedarf erfüllen. Visuelle Kollaborations-Apps, auf die normalerweise über einen Webbrowser zugegriffen wird, schaffen dauerhafte Arbeitsbereiche, in denen Teammitglieder von jedem Gerät aus in Echtzeit oder asynchron zusammenarbeiten können. Neben Zeichen- und Schreibwerkzeugen bieten die Apps den Benutzern die Möglichkeit, Bilder, Videos, Diagramme, Haftnotizen und andere Elemente hinzuzufügen. Mehrere Plattformen bieten Integrationen mit Unternehmenstools wie Slack, Trello, Jira, Dropbox, Google Drive und Microsoft Teams.

Andrew Hewitt, leitender Analyst bei Forrester, sagte, dass virtuelle Whiteboards Unternehmen eine Möglichkeit bieten, die Reibung zwischen Hybrid- und Remote-Mitarbeitern zu verringern. Da jedoch vor der Pandemie nur sehr wenige Menschen ein physisches Whiteboard als Schlüsselelement ihrer Arbeitseinrichtung betrachteten, dürften Arbeitnehmer, die vor drei Jahren noch keinen Bedarf an einem Online-Brainstorming-Tool hatten, heute kaum auf deren Einführung drängen.

Historisch gesehen besteht der Kundenstamm für digitale Whiteboard-Tools aus Entwicklern oder Personen, die in kreativen Rollen wie Design arbeiten, und nicht aus allgemeinen Geschäftsanwendern. Im Gegensatz zu traditionelleren Kollaborationstools wie Videokonferenzen und Chat-Plattformen, deren Akzeptanzrate in Unternehmen bei fast 80 % liegt, haben sich digitale Whiteboarding-Tools in der Unternehmenswelt noch nicht durchgesetzt.

„Wie bei jeder Technologie ist es für die allgemeine Akzeptanz sehr wichtig, die Leute dazu zu bringen, diese Tools einzusetzen und zu lernen, wie man sie effektiv nutzt – insbesondere in diesem Markt, in dem man von den Leuten verlangt, auf eine Art und Weise zusammenzuarbeiten, an die sie vielleicht nicht gewöhnt sind.“ " sagte Hewitt.

Im November 2021 schätzte Research Nester, dass der Markt für visuelle Zusammenarbeit bis 2028 einen Wert von 1,67 Milliarden US-Dollar haben wird. Ein in diesem Bereich tätiges Unternehmen ist Figma, das ein kollaboratives, browserbasiertes Interface-Design-Tool anbietet. Die Whiteboarding-Lösung FigJam des Anbieters wurde im April 2021 eingeführt und zählt mittlerweile Stripe, Twitter, Airbnb und Netflix zu seinen Kunden. Adobe hat gerade einen 20-Milliarden-Dollar-Deal zur Übernahme von Figma angekündigt.

Emily Lin, Produktmanagerin bei Figma, sagte, dass das Unternehmen bereits vor 2020 einen Trend bei Figma-Kunden beobachtet habe, die das Tool nutzten, um den Designprozess kollaborativer zu gestalten. Ingenieure und Projektmanager, die keine traditionellen Figma-Benutzer waren, begannen, das Tool für die Zusammenarbeit mit Designteams auf eine Weise zu nutzen, die das Unternehmen noch nie zuvor gesehen hatte.

„Wir haben gesehen, dass die Leute begannen, die Plattform über Dinge wie das klassische UI-Design hinaus voranzutreiben und Figma stattdessen für Dinge wie die Ideenfindung zu verwenden, was sie überhaupt entwerfen sollten“, sagte Lin.

Aus diesem Grund beschloss das Unternehmen, ein spezielles Tool auf den Markt zu bringen, das es all diesen verschiedenen Teams ermöglichen würde, an einem Ort zusammenzukommen und zusammenzuarbeiten. Als FigJam zum ersten Mal auf den Markt kam, sagte Lin, dass es zwei Hauptanwendungsfälle habe: einen für Ideenfindung und Brainstorming und einen zweiten für Benutzerabläufe und einfache Diagramme.

Nach der Einführung von FigJam verzeichnete das Unternehmen jedoch einen Anstieg der Zahl der Kunden, die die Plattform nutzten, um mit Teams in Kontakt zu treten. Benutzer begannen, ihre einzigartigen FigJam-Anwendungsfälle auf Twitter zu teilen und Teamrituale wie einen Freitagskaffee-Chat oder einen Spieleabend zu entwickeln.

Jetzt bietet die Plattform neben den herkömmlichen Optionen auch mehr spielerische Möglichkeiten, darunter eine Fotokabine, die digitale Polaroidbilder von Whiteboarding-Sitzungsteilnehmern macht.

Auch externe Entwickler, die FigJam beruflich nutzen, haben die Socialising-Funktionen der Plattform erweitert. Lin sagte, das Unternehmen beobachte, dass viele einzelne Entwickler sowie Partnerunternehmen Add-ons entwickeln, die das Endziel vorangetrieben hätten, Teams dabei zu helfen, sich vernetzter und engagierter zu fühlen.

„Jemand hat ein Widget mit verschiedenen Eisbrechern und Spielen entwickelt, die man mit anderen spielen kann, und es gibt sogar Dinge wie Stein, Papier, Schere. Mittlerweile gibt es alle möglichen Aktivitäten, die wirklich Spaß machen und neben den traditionellen JIRA- und Asana-Widgets stehen“, sagt sie sagte.

Obwohl Figma eine Plattform ist, die speziell für Designer entwickelt wurde, sagte Lin, dass 70 % der neuen Benutzer von FigJam Leute aus anderen Teilen des Unternehmens seien.

Das Finanzdienstleistungs- und Softwareunternehmen Stripe ist einer der Kunden von FigJam. Obwohl das Unternehmen sich weigerte, die verwendeten Tools zu benennen, bevor FigJam auf den Markt kam, sagte Talia Siegel, Produktdesignerin bei Stripe, dass die anderen Tools keine Vorlagen boten, die das Brainstorming oder die Zusammenarbeit mit vielen Kollegen gleichzeitig erleichterten.

Wie die meisten Kunden nutzte Stripe ursprünglich die Plattform für Team-Brainstormings, hat sich aber im Laufe der Zeit für die „spielerische Seite“ von FigJam entschieden, wie sie es nennt. „Illustrationen, Aufkleber und Emojis füllen jetzt unsere Brainstorming-Dokumente. Wir haben FigJam auch verwendet, um Aktivitäten für die teamweite Bindung bei der Remote-Arbeit zu erstellen“, sagte sie.

Trotz der Flut an Produkteinführungen zu Beginn des Jahres sagte Hewitt, der Markt sei immer noch relativ untersättigt. Aber da die Beliebtheit dieser Tools weiter zunimmt, werden wahrscheinlich weitere Anbieter in diesen Bereich einsteigen – Mitte August beispielsweise war die Grafikdesign-Plattform Canva das neueste Unternehmen, das ein Whiteboard-Produkt auf den Markt brachte.

„[Für Anbieter] stellt sich immer die Frage: ‚Erstelle ich es nativ? Integriere ich etwas oder erwerbe ich etwas?‘“, sagte Hewitt. „Es gibt auch viele kleine Anbieter, die in diesem Bereich reif für eine Übernahme wären … aber derzeit gibt es insgesamt nur etwa sechs Anbieter, die wirklich Fortschritte machen.“

Und wo FigJam seine Anwendungsfälle über seinen ursprünglichen Zweck hinaus erweitert hat, sagte Hewitt, dass viele Anbieter in diesem Bereich nicht nur als Whiteboarding-Lösung gesehen werden wollen, sondern sich stattdessen auf den umfassenderen Aspekt der visuellen Zusammenarbeit dieser Technologie konzentrieren, der dies ermöglicht Mehrere Arten der Zusammenarbeit, wie unter anderem Inhaltserstellung, Projektmanagement, Mindmapping und Design-Sprints.

Da der Markt weiter wächst, können wir laut Hewitt mit der Integration dieser Plattformen in andere Technologien wie AR, VR und das Metaversum rechnen. „Dafür ist es im Moment noch sehr, sehr früh … aber das ist definitiv etwas, was die Leute vermuten, dass sich der Markt in diese Richtung bewegen wird und wir eine bessere Integration zwischen AR- und VR-Technologien und den visuellen Kollaborationstools selbst sehen werden.“

Er warnt jedoch davor, dass die Mitarbeiter möglicherweise bereits die Vorteile des Zugriffs auf ein visuelles Kollaborationstool erkannt haben, eigenständige Plattformen jedoch möglicherweise Schwierigkeiten haben, ihren Kundenstamm in einem schwierigen Wirtschaftsklima zu vergrößern. Wenn Unternehmen gezwungen sind, schwierige Budgetentscheidungen zu treffen, kann sich eine einmalige visuelle Kollaborationsplattform im Vergleich zu einem einfacheren Whiteboard-Tool, das in den Lizenzkosten einer größeren Unified-Communication-Plattform enthalten ist und die gesamte Kollaborationsstrategie eines Unternehmens berücksichtigt, wirtschaftlich möglicherweise nicht rechtfertigen.

„[Whiteboarding-Tools sind] eine Zusatzfunktion, aber es ist nicht so, dass Sie als Organisation scheitern, wenn Sie dieses Produkt nicht haben“, sagte Hewitt.

Charlotte Trueman ist Mitarbeiterin bei Computerworld. Sie kam 2016 zu IDG, nachdem sie ihr Studium der englischen und amerikanischen Literatur an der University of Kent abgeschlossen hatte. Trueman befasst sich mit der Zusammenarbeit und konzentriert sich dabei auf Videokonferenzen, Produktivitätssoftware, die Zukunft der Arbeit und Themen rund um Diversität und Inklusion im Technologiesektor.

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